Glosario

Documentos escritos emanados de la Universidad, que aclaran dudas o consultas respecto de las bases administrativas generales, específicas o técnicas o aspectos generales de un proceso de contratación.

Documento con formato estándar en el cual se adjudica la compra a un proveedor en particular.

Documento de respaldo de un proceso de licitación, en donde se establecen los detalles de las ofertas recepcionadas por parte de los oferentes: identificación del oferente, antecedentes entregados, omisiones y/o constatación de errores.

Es un bien de una empresa, ya sea tangible o intangible, que no puede convertirse en líquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para el funcionamiento de la empresa y no se destinan a la venta. En SAP es un tipo de imputación que identifica un bien individual.

Conocido por las siglas SLA (Service Level Agreement), es un acuerdo entre quien presta un servicio y su cliente con objeto de fijar el nivel acordado para la calidad de dicho servicio.

Acto Administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente selecciona a uno o más oferentes de una licitación para la entrega de bienes o servicios, conforme a las condiciones que establecen las bases y normativa vigente.

Persona responsable de la gestión y supervisión del cumplimiento de un contrato específico, asegurando que ambas partes respeten los términos acordados.

Corresponde a una subdivisión de un centro logístico. Es una forma de organizar y controlar el stock de productos.

Está referido a los poderes, iniciación de actividades y certificaciones que definen la creación, vigencia y operación de los proveedores.

Persona que es objeto de una auditoría.

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría.

Es el funcionario de más alta jerarquía en los organismos universitarios o a nivel central, que por delegación cuenta con la atribución de firmar los actos administrativos.

Documento que contiene las condiciones administrativas y técnicas que rigen el proceso de licitación, como requisitos para participar, etapas, plazos, mecanismos de consulta, aclaraciones, criterios de evaluación, etc.

Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como función respaldar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes, llamados a licitación (seriedad de la oferta), como también la recepción conforme de un bien y/o servicio (fiel cumplimiento de contrato).

Concepto para “Interlocutor”. Es una entidad comercial que representa a clientes, proveedores, empleados u otras organizaciones con las que una empresa interactúa y en el sistema SAP permiten gestionar datos maestros de manera centralizada, facilitando procesos de ventas, compras y servicios.

Documento consolidado y presentado por el Contratista que debe contener la totalidad de la documentación requerida para asegurar el proceso de cierre comercial del Contrato. Esta carpeta será requisito para la aprobación del Estado de Pago final, contenido en esta carpeta.

Documento a través del cual se notifica formalmente al Contratista o Proveedor que ha sido favorecido en la licitación. En esta carta se le indica además los pasos inmediatos que deberá seguir con el objeto de agilizar la iniciación del trabajo, servicio o bien adjudicado.

Se refiere a eventos imprevisibles e inevitables, establecidos en el artículo 45 del Código Civil, que impiden el cumplimiento de una obligación, sin que exista culpa o negligencia por parte de quien debe cumplirla.

Compilación de gastos institucionales de una misma naturaleza o con características similares y que satisfacen una determinada necesidad de adquisición de bienes o servicios.

Codificación SAP para identificar el área de responsabilidad que agrupa costos o gastos dentro de una estructura jerárquica definida. Se abrevia como CeCo.

Es el lugar donde se gestiona la recepción, almacenamiento y distribución de materiales.

Procedimiento mediante el cual se pone término formal a las actividades propias del Contrato. Básicamente corresponde al término de obras o servicios y al cierre comercial entre la Universidad de Concepción y el Contratista o Proveedor. Este proceso considera además todas las etapas y actividades necesarias que deben realizarse entre el término mismo de los servicios u obras, hasta la aprobación del Estado de Pago final (EP de finiquito), condicionada en todo evento a la suscripción por parte del Contratista del “Certificado Final y Finiquito Unilateral”.

Persona u organización que adquiere bienes o servicios de una empresa proveedora.

Cobro efectuado al Contratista/Proveedor por los trabajos o servicios ejecutados por terceros, para subsanar defectos en su ejecución del trabajo o servicio contratado.

Grupo de personas internas a la organización convocadas para integrar un equipo multidisciplinario que se reúne para evaluar ofertas y proponer el resultado de un proceso de contratación.

En caso de un proceso de Licitación, corresponde al grupo de personas internas a la organización, convocadas para verificar el cumplimiento, por parte de los oferentes, de lo dispuesto en las bases administrativas.

Grupo de personas internas a la organización convocadas para integrar un equipo multidisciplinario que se reúne para evaluar ofertas y proponer el resultado de un llamado a Licitación.

Grupo de personas internas a la organización convocadas, en caso de que, por la naturaleza del bien o servicio a contratar, se requiera de una experiencia técnica específica.

Principio y práctica de resguardar la información sensible, asegurando que solo personas autorizadas tengan acceso a ella.

Este proceso se aplica excepcionalmente cuando no es posible realizar una licitación. Su estructura es más ágil y simplificada, funcionando como una versión abreviada del proceso licitatorio, pero manteniendo principios de transparencia y competitividad.

Persona Natural o Jurídica que, en virtud de un Contrato, contrae la obligación de suministrar un producto y/o prestar un servicio a la Universidad.

El documento que regula los acuerdos de las partes para la provisión de un bien o servicio.

Control previo, general y obligatorio que realiza la Contraloría, respecto de ciertos contratos a suscribir.

Corresponde a un acuerdo formal con un proveedor para la entrega recurrente de bienes y/o servicios, que permite negociar mejores condiciones de precios y/o de calidad, sin comprometer, necesariamente, montos o cantidades específicas. Esto proporciona mayor flexibilidad y optimiza los beneficios para la institución.

Se refiere a la Universidad de Concepción y/o sus Empresas Relacionadas.

Solicitud de una oferta, la cual debe ser revisada dentro de ciertos parámetros, para asegurar que es competitiva con el mercado.

Calendario de las actividades relacionadas con el proceso de licitación.

Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos.

Concepto de SAP que involucra toda la información fija de diversos datos, éstos son a modo de ejemplo, Materiales, Proveedores, Clientes, Cuentas de mayor, Centros de costo, entre otros. 

Espacios o lugares físicos en donde se prestará y/o se habilitará el bien o servicio a contratar.

Conjunto de documentos que, previamente establecidos por la Universidad de Concepción, son generados y presentados por el Contratista o Proveedor para respaldar la certificación de los diferentes hitos y obligaciones asociados a la ejecución del Contrato. La documentación requerida está referida entre otras a las siguientes materias: Administrativa-Laboral, Administrativa-Contractual, Técnica, de Calidad (QA/QC), Seguridad, etc.

Información y el medio en el que está contenida.

ERP es una abreviación de "Enterprise Resource Planning", se refiere a un sistema integral de gestión diseñado para modelar y automatizar procesos de una empresa. SAP, Sistemas, Aplicaciones y Productos, es un ERP que utiliza la Corporación UdeC para su sistema financiero contable.

Documento formal mediante el cual el Contratista o Proveedor comprueba el avance físico mensual de su Contrato, con la finalidad de obtener el pago por avance de la obra o servicio.

Estado de Pago (EP) de carácter extraordinario, no asociado al cobro de obras o servicios, que debe ser preparado y presentado por el Contratista. En términos generales, lo óptimo es que el EP final sólo contenga los montos asociados a la devolución de las retenciones efectuadas, si las hubiera, con su correspondiente ajuste. Excepcionalmente y sólo si no fue resuelto con anterioridad, el EP final deberá resolver cualquier tema pendiente relativo a multas, cobros revertidos, bandas de precio aplicables, reajustes y otros descuentos.

Documento de respaldo, en donde se resumen los principales aspectos que sustentan un proceso de licitación, el cual debe ser firmado por todos los integrantes del Comité de Licitación en señal de conformidad.

Ocurrencia o cambio de un conjunto particular de circunstancias.

Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Conjunto de documentos que sustentan el proceso de licitación, los cuales se denominan “Bases de Licitación” y contienen principalmente las condiciones administrativas y técnicas que rigen el proceso.

Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos o servicios, y que está asociado a una orden de compra.

Documento, físico o digital, elaborado para que un usuario introduzca datos estructurados en las zonas correspondientes, para ser almacenados y procesados posteriormente.

Mecanismo que asegura el cumplimiento de una obligación o protege contra riesgos.

Instrumento financiero que asegura que el proveedor cumplirá con las obligaciones establecidas en un contrato. Se utiliza en licitaciones y contratos públicos o privados para proteger a la entidad contratante en caso de incumplimiento.

Instrumento financiero que asegura el compromiso de un oferente en un proceso de licitación. Su propósito es garantizar que la empresa postulante mantendrá las condiciones y requisitos prometidos en su propuesta, evitando abandonos o modificaciones inesperadas.

Gastos en adquisición de bienes y servicios que son susceptibles de negociación a través de la Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos.

Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

Corresponde a la sección de la Corporación responsable de la adquisición de materiales o servicios.

Hoja de Entrada de Servicio. Corresponde al proceso asociado al ingreso de un Estado de Pago al sistema SAP.

Datos que poseen significado.

Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene.

Persona designada y autorizada formalmente por la autoridad máxima del Organismo Solicitante para la solicitud de servicios a la Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos.

Reunión de partida del contrato, con la participación del personal clave de ambas partes involucradas. En esta reunión se establecen los lineamientos generales relacionados con el Servicio

Es el proceso formal mediante el cual se invita a empresas o proveedores a presentar propuestas (ofertas) para la adquisición de bienes, servicios o la ejecución de obras. Su objetivo principal es garantizar transparencia, competencia y selección basada en criterios objetivos como costo, calidad y capacidad técnica, en función de los recursos institucionales disponibles.

Es el concurso mediante el cual se solicita, a través de la publicación en un medio de circulación nacional o regional, ofertas relacionadas con la compra de bienes o prestación de un servicio, las que deben sujetarse a lo establecido en las bases y en los demás documentos incorporados en el expediente de la licitación.

Es el concurso mediante el cual se solicita, a través de invitaciones, a proveedores previamente seleccionados por la Universidad o empresa relacionada e inscritos en el Registro de Proveedores de la Universidad o en el que ésta determine, ofertas relacionadas con la compra de bienes o prestación de un servicio, las que deben ajustarse a lo establecido en las bases y en los demás documentos incorporados en el expediente de la licitación.

Corresponde a las ofertas con una mejor evaluación técnico-económica dentro del proceso de Licitación (generalmente las 3 primeras).

Listado de empresas que serán invitadas a participar en un proceso de licitación.

Documento que estandariza los términos y nomenclaturas utilizados en la DAGC.

Herramienta que define y asigna los roles y responsabilidades de los distintos actores en un proceso, indicando quién realiza, aprueba, consulta o es informado sobre cada acción.

Proceso de revisión y ajuste periódico de los indicadores y procedimientos para optimizar resultados.

Descuento administrativo que se efectúa al Contratista o Proveedor por incumplimientos contractuales.

Es el conjunto de leyes, reglamentos y normas que rigen los procesos de contratación.

Documento a través del cual se notifica formalmente al Contratista de la aplicación de un cobro revertido a modo de que éste evalúe la aplicabilidad de este y acepte los términos del mismo.

Proveedor que participa en un proceso de contratación, presentando una oferta o cotización.

Se refiere a un conjunto de antecedentes, técnicos, económicos y de calidad, presentado por el oferente, para cotizar un bien o servicio determinado.

Circunstancia, momento o medios oportunos para realizar o conseguir algo.

Tipo de imputación recolector de ingresos, costos y gastos para diversas funciones del negocio, las cuales se encuentran asociadas a un centro de costo en particular.

Documento formal que emite un comprador para solicitar bienes o servicios a un proveedor, detallando cantidades, precios, condiciones de pago y plazos de entrega. Funciona como un compromiso previo a la emisión de la factura y permite dejar constancia clara de lo acordado entre ambas partes.

Organismo que solicita un proceso de contratación, a través de un interlocutor válido, para satisfacer una necesidad de adquisición de bienes o servicios.

Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse afectada por una decisión o actividad.

Persona que ocupa o ha ocupado un cargo público relevante, o que mantiene vínculos cercanos con personas en esas funciones.

Funcionarios del contratista o proveedor expresamente establecido en su organigrama superior, de conformidad a lo exigido en el Expediente de Licitación.

Períodos de tiempo otorgados por la Universidad para la ejecución y/o cumplimiento de las obligaciones emanadas de las Bases Administrativas Generales, Específicas y Especificaciones Técnicas. Estos se entenderán de días corridos, salvo que en las Bases Administrativas Específicas se establezca una modalidad distinta.

Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso estructurado y estratégico para adquirir bienes y/o servicios mediante licitaciones, contrataciones resumidas o convenios de suministros, dirigido a necesidades de largo plazo.
Requiere evaluaciones técnicas y administrativas detalladas, asegurando transparencia,
participación, confidencialidad y un entorno competitivo y equitativo para los proveedores.

Es la declaración emitida por la autoridad competente, cuando no se presenten ofertas o estas no sean convenientes a los intereses de la Universidad.

Salida de una organización que puede producirse sin que se lleve a cabo ninguna transacción entre la organización y el cliente.

Persona Natural o Jurídica que es invitada por la Universidad para ofertar un precio y/o una serie de precios por la realización de un servicio determinado.

Oferta económica y técnica efectuada por un proveedor en un proceso de contratación de un determinado bien o servicio, de acuerdo con los antecedentes y condiciones señaladas por la Universidad.

La persona natural o jurídica, debidamente inscrita en el registro de Proveedores de la Universidad u otro registro especialmente habilitado, que contrae la obligación de proveer bienes o prestar un servicio, cumpliendo los procedimientos y condiciones contempladas en los documentos integrantes del expediente de una licitación y de su correspondiente contrato.

Se considera cuando el proveedor cumple con una o más de las siguientes condiciones: es el único representante o fabricante del material, equipo o servicio solicitado; presenta ventajas técnicas o económicas justificadas; o existe un riesgo de seguridad o salud que requiere su contratación específica. Para su validez, el organismo solicitante deberá justificar la solicitud mediante el Formulario de Proveedor Único, firmado por un interlocutor válido, el cual será revisado y aprobado o rechazado por la Dirección de la DAGC.

En SAP es un tipo de imputación que recolecta ingresos y egresos. Permiten realizar diferentes actividades de gestión dentro del módulo de Proyectos SAP (PS).

Grupo de consumidores de la Universidad afectos al contrato o convenio firmado.

Circunstancia según la cual el contratista, proveedor o cliente estima que tiene derecho al cobro de gastos adicionales, ampliaciones de plazos u otros.

Documento que contiene un análisis tabulado y resumido de la evaluación técnica y económica de las ofertas, en el que se recomienda a la Comisión Evaluadora o Comité de Licitación, el proponente seleccionado y eventualmente a un segundo proponente como alternativa en caso de que no se logre acuerdo con el primero.

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas.

Espacio digital institucional donde se almacenan y resguardan documentos oficiales, datos y reportes, garantizando su integridad y acceso controlado.

Funcionarios en los que contractualmente se ha delegado la representatividad de las partes firmantes.

Es la manifestación formal de la necesidad de adquirir un bien o servicio que los organismos de la Corporación solicitan a la Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos.

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Acto administrativo de la Corporación, el cual contiene una declaración de voluntad, realizada en el ejercicio de una potestad, referente a acciones a seguir.

Proceso de análisis de los indicadores y resultados para identificar desviaciones y oportunidades de mejora.

Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido las expectativas de los clientes.

Se refiere a una actividad y/o a un conjunto de actividades que la Universidad, en virtud de un Contrato, encomienda realizar al Contratista o Proveedor.

Solicitud de Pedido.

Es un término que refiere al tipo de objeto a quien se imputará el gasto producido por la compra de bienes o contratación de servicios. Estos pueden ser: Centro de costos, Activo Fijo, Orden CO o Proyecto.

Cualquier trabajador de la Corporación Universidad de Concepción que requiera realizar una compra de bienes o prestación de servicios.

Relación formal establecida entre dos partes, ya sea a través de un Contrato u Orden de Compra.